1. Décrire le résultat attendu

Commencez par l’usage : habiter, travailler, stocker ou accueillir du public. Indiquez ensuite les surfaces connues, l’état du terrain ou du bâtiment et votre calendrier souhaité. Si plusieurs personnes décident, rassemblez leurs priorités avant la réunion. Notre suggestion : tenir cette première note sur une page pour rendre les points ouverts visibles.

2. Rassembler les pièces disponibles

Joignez les plans existants, des photos datées et les informations sur l’accès au site. N’essayez pas de combler une mesure inconnue par une estimation présentée comme certaine. Une liste des pièces manquantes est plus utile qu’un dossier apparemment complet. L’approche par étapes du RIBA rappelle l’intérêt de définir le besoin avant de développer la conception.

3. Confirmer la prochaine étape

À l’issue du rendez-vous, clarifiez ce qui doit être étudié, qui doit intervenir et quelles informations conditionnent la proposition. Conservez une trace écrite des décisions et de leurs versions. Avant une intervention, faites préciser les tâches incluses et les exclusions : cela évite que chacun donne un sens différent au même mot, comme « finition » ou « livraison ».