صياغة البرنامج
صفوا المستخدمين المستقبليين والمساحات المطلوبة والأولويات قبل اللقاء الأول. ميّزوا الضروري عما يمكن تطويره. يتيح البرنامج المكتوب مقارنة المقترحات على أساس واحد. ينظم RIBA المشروع في مراحل من تحديد الحاجة إلى استخدام المبنى.
جمع معلومات الأرض
جهزوا ملفاً بالموقع والأبعاد المعروفة والوثائق المتاحة والمداخل والصور. وضحوا ما يحتاج إلى تحقق. لا يثبت الملف وحده جدوى المشروع، لكنه يساعد الفريق على تحديد الدراسات والفحوص الخاصة به.
تنظيم القرارات
استخدموا جدولاً بسيطاً للاجتماع: القرار المطلوب والمعلومة الناقصة والمسؤول والموعد. سجلوا افتراضات الميزانية ولا تعرضوها كأسعار مؤكدة. اطلبوا بعدها ملخصاً للنطاق والخطوات التالية. تساعد الصورة التصورية على مناقشة الأحجام، ولا تمثل عرض بيع أو التزام تسليم.