١. وصف النتيجة المطلوبة

ابدؤوا بالاستخدام: السكن أو العمل أو التخزين أو استقبال الجمهور. ثم سجلوا المساحات المعروفة وحالة الأرض أو المبنى والجدول المرغوب. اجمعوا أولويات جميع أصحاب القرار قبل الاجتماع. نقترح تلخيص هذه المذكرة في صفحة واحدة لإظهار الأسئلة المفتوحة.

٢. جمع الوثائق المتاحة

أرفقوا المخططات الموجودة والصور المؤرخة ومعلومات الوصول. لا تعوضوا القياس المجهول بتقدير يُعرض كأنه مؤكد. قائمة الوثائق الناقصة أنفع من ملف يبدو مكتملاً. يبرز نهج RIBA المرحلي أهمية تحديد الحاجة قبل تطوير التصميم.

٣. تأكيد الخطوة التالية

في نهاية اللقاء، حددوا ما يجب دراسته ومن يتدخل والمعلومات التي يتوقف عليها العرض. احتفظوا بسجل مكتوب للقرارات وتعديلاتها. قبل التنفيذ وضحوا المهام المشمولة والاستثناءات، فقد تحمل كلمات مثل «التشطيب» و«التسليم» معاني مختلفة لدى المتدخلين.